Registro de jornada obligatoria: desmitificación y puntos clave para evitar sanciones

La obligatoriedad en el registro diario de la jornada laboral de los trabajadores –en vigor desde el 12 de mayo de 2019– ha provocado revuelo y desconcierto en sus primeros pasos. A continuación, analizamos el origen de tanta confusión y qué medidas debemos tomar los empresarios para evitar sanciones.

Cada cambio en la normativa laboral en España, como es el caso del registro de jornada, ha venido acompañado de dudas y debate entre los distintos actores implicados: empresarios, Inspección de Trabajo, jueces… y por qué no decirlo, asesorías laborales también.

Por fortuna, poco a poco se van aclarando las cosas y, antes o después, las empresarias y empresarios españoles van encontrando el tiempo y recursos para afrontar el reto de adecuarse a esta nueva obligación de registro de jornada.

En las siguientes líneas desde Área Laboral damos unas claves para una implantación viable y exitosa del registro de jornada de los trabajadores. Lógicamente no podemos entrar en las particularidades de cada sector, convenio o empresa, por ser inabarcable en este artículo, pero son recomendaciones de utilidad común basadas en la experiencia y doctrina de los tribunales.

Qué ha provocado tanta confusión entorno a la obligatoriedad del registro de jornada

En el caso que nos atañe, el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo ha puesto una vez más, a las PYMES españolas, las cosas, de todo menos fáciles. He aquí algunos de los factores que han podido llegara dificultar la adecuación de las empresas al registro de jornada de todos los trabajadores:

  • Decreto ley insuficientemente preciso. Cualquier texto legal requiere interpretación y ajuste a una realidad compleja pero, en este caso, por su extrema vaguedad, más que ser interpretado y aplicado pide a gritos terminar de ser desarrollado.
  • La Dirección General de Trabajo publicó su Guía sobre el registro de jornada in extremis, a tan solo unas horas de la entrada en vigor del decreto ley.
  • Gran número de PYMES dejamos para el último momento la preparación e implantación del registro de jornada de nuestros trabajadores.
  • Desinformación por parte de los medios de comunicación y otros contenidos en Internet. Afirmaciones contradictorias, erróneas y alarmistas –del estilo «pocas pymes están preparadas tecnológicamente para cumplir la nueva normativa»–. El fondo real del asunto ha sido tratado poco y mal.
  • Publicidades engañosas de proveedores de soluciones de software empleado para el registro de jornada. Estos han visto un filón en el decreto ley para abrir nuevas líneas de negocio o potenciar las existentes.
  • La compleja realidad de las PYMES españolas. Está plagada de casos especiales y particularidades, según sectores, convenios colectivos y las características propias de cada empresa.

Vamos entonces a aclarar aquellos puntos que consideramos claves para que tu empresa implemente correctamente las medidas de registro de jornada. Algunas acciones a llevar a cabo, a pesar de no estar ligadas directamente al registro de jornada en sí mismo, son tan importantes como este.

Un claro ejemplo serían los acuerdos por escrito entre empresa y trabajadores, que a la hora de la verdad resultarán fundamentales. De esta manera evitaremos sanciones y otras posibles consecuencias negativas derivadas del incumplimiento de la legislación en materia de registro de jornada. A continuación, lo vamos a ver más en detalle.

El registro horario formaba parte de la rutina diaria de los trabajadores.
Aunque esta imagen nos pueda chocar, «fichar» formaba parte de la rutina de las empleadas y empleados de cualquier empresa.

Implementación holística del registro diario de la jornada laboral de los trabajadores: puntos clave

La implementación del registro diario de la jornada de los trabajadores, en sí mismo, no es suficiente. Las empresas deben emprender otras acciones que lo arropen, proporcionándole un contexto que facilite su interpretación en caso de recibir una inspección de trabajo o la reclamación judicial de los trabajadores.

Estas medidas protegerán por igual a empresa y trabajadores. Al mismo tiempo, permitirán que las rutinas de fichaje de los empleados estén organizadas de una manera eficiente, dotándolas de mayor practicidad para ambas partes. Así, su implantación inicial será más sencilla y económica y su empleo en el día a día más llevadero.

El medio que elijáis para registrar la jornada de vuestros trabajadores no debe ser el centro de atención

El medio que empleéis para el registro de la jornada no tiene por qué ser digital. Papel y bolígrafo, anotar la hora de entrada o salida y echar una firma, puede servir perfectamente como medio de registro si el tipo de actividad que desarrollan los trabajadores es presencial. De ahí para arriba, podemos escoger métodos y herramientas con un grado de complejidad y sofisticación tecnológica mayor, si hay trabajo a distancia o comerciales, etc.

Puntos que debe cunplir los registros de jornadas:

  • Deben estar accesibles en todo momento en el centro de trabajo ante una eventual inspección de trabajo.
  • Deben estar accesibles para los trabajadores.
  • Cuanto más difíciles de manipular, más veraces serán a los ojos de la Inspección de Trabajo o de un Juzgado.
  • Es obligatorio guardarlos durante al menos 4 años.

La solución de registro que escojáis podrá ser más o menos rápida de implantar, eficiente, económica y robusta, se ajustará mejor o peor a vuestra manera de operar como empresa y a los trabajadores, pero no debería ocupar vuestro centro de atención. Hay otras cuestiones, al margen del propio medio de registro de la jornada, que son tan importantes como éste, ya que permitirán su correcta interpretación por parte de la inspección de trabajo. Veamos a continuación cuáles son.

Importancia de la regulación por escrito consensuada entre empresa y trabajadores de los puntos clave que rodean al registro de jornada

Todos aquellos puntos que puedan generar conflicto entre la empresa y los trabajadores, o suspicacias en la Inspección de Trabajo, deben estar consensuados entre ambas partes y reflejados en un acuerdo por escrito.

Es importante que los acuerdos sean entre la empresa y el representante de los trabajadores. De no existir este, se recomienda que dichos acuerdos sean entre la empresa y los trabajadores colectivamente. Hay que evitar los acuerdos individuales con cada trabajador puesto que estos podrían llegar a quedar invalidados por un juez.

He aquí algunos ejemplos a clarificar relacionados con el registro de jornada que deberían quedar reflejados en el acuerdo por escrito entre empresa y trabajadores, para evitar futuros conflictos con los propios trabajadores , con la Inspección de Trabajo o con los tribunales:

  • Duración de la jornada laboral anual y si se pacta su distribución irregular, detalle de la misma y plazo para los ajustes. Se puede negociar con los trabajadores la aplicación de jornadas de mayor duración en temporadas punta de actividad en la empresa y reducción de horas en las épocas valle, sin que ello suponga la realización de horas extras. Todo ello, respetando los topes legales de jornadas diarias y descansos entre las mismas.
  • Número, duración y tipo de pausas que se acuerden y si éstas se consideran tiempo de trabajo efectivo o no.

    Registrar las pausas que tienen lugar a lo largo de la jornada laboral no es obligatorio, pero sería conveniente regularlo en los correspondientes acuerdos.

    Las pausas dentro de la jornada laboral para el tiempo de “el bocadillo” suelen estar reguladas en las normas laborales y convenios colectivos. En jornadas de más de 6 horas continuadas, es obligatorio el descanso de al menos 15 minutos, lo que no significa que dicho descanso sea a cargo del empresario, salvo que esté expresamente regulado. Puede haber dos modelos:

    • Se permite la pausa considerándolo tiempo efectivo de trabajo
    • Se permite la pausa, pero se recupera el tiempo que se dedique a este fin.

    Hay en cambio otras pausas dentro de la jornada, que no suelen estar sujetas a regulación legal, como pueden ser las pausas para fumar o las que inevitablemente se dan para ir al servicio, prepararse un té o hablar con los compañeros.

    En esos casos, es conveniente dejar reflejado por escrito –en el acuerdo entre empresa y trabajadores– la cantidad y duración de las pausas que tienen lugar en una jornada habitual y si éstas se acuerda considerarlas tiempo de trabajo o no.

    Por ejemplo, en jornadas semanales de 40 horas, el fichaje diario superior a 8 horas entre el registro de entrada y el de salida no demuestra en sí mismo que se hayan hecho horas extras, aunque si no hay pacto escrito que regule esas pausas, puede haber una presunción por parte de la inspección de que son tiempo de trabajo. De ahí nuestra insistencia en la firma de acuerdos escritos con los trabajadores que definan todas estas cuestiones.

  • Pacto sobre horas extras, forma de retribución o compensación en tiempo libre, protocolo para la autorización y realización de horas extras, plazo para su retribución o compensación, etc.

    Los Tribunales vienen desestimando la consideración de horas extras aquellas realizadas por el trabajador voluntariamente, es decir sin conocimiento ni consentimiento de la empresa y como un acto propio y voluntario del trabajador. Por ello, es conveniente que se establezca y quede reflejado por escrito un acuerdo entre empresa y trabajadores que defina un protocolo para su realización.

  • Acuerdo sobre el tratamiento del tiempo empleado fuera de las horas de trabajo en viajes de empresas, cursos de formación, eventos, ferias y congresos, etc.

Registrar las pausas que tienen lugar a lo largo de la jornada laboral no es necesario salvo excepciones

En una fábrica puede que tenga sentido un control y registro exhaustivo de las pausas de un trabajador a lo largo de la jornada laboral. En cambio, en otras situaciones, como en los puestos de oficina, un exceso de celo en el registro minucioso de todas las pausas –ir al servicio, prepararse un té, fumar, etc.– podría llegar a ser considerado como una invasión a la intimidad, incluso chocar con la LOPD.

Lo realmente cabal y operativo, cuando no se hace imprescindible un registro de las pausas de los trabajadores, es simplemente registrar el horario concreto de inicio y finalización de cada trabajador. En esos casos, es conveniente dejar reflejado por escrito –en el acuerdo entre empresa y trabajadores– la cantidad y duración de las pausas que tienen lugar en una jornada habitual.

Por ejemplo, en jornadas semanales de 40 horas, el fichaje diario superior a 8 horas entre el registro de entrada y el de salida no demuestra en sí mismo que se hayan hecho horas extras, aunque sí puede levantar sospechas en una inspección, por lo que es necesario tener al día los acuerdos con los trabajadores por escrito.

Protocolo de previa autorización para la realización de horas extras

No serán necesariamente consideradas como horas extras aquellas horas de trabajo efectivo realizadas por el trabajador voluntariamente. Por ello, es conveniente que se establezca, y quede reflejado por escrito, un acuerdo entre empresa y trabajadores que defina un protocolo con el fin de acreditar aquellos casos en los que la empresa realmente ha solicitado al trabajador la realización de horas extras –o que esta las ha autorizado, si es que es el trabajador el que se ha ofrecido a realizarlas–.

Conclusiones sobre la implementación del registro de jornada obligatorio

La casuística de los puntos a reflejar en los acuerdos por escrito entre empresa y trabajadores respecto al registro de jornada es muy extenso, tanto como la variedad de sectores de las empresas, que necesitan un tratamiento a medida según la actividad. Aquí hemos presentado algunos ejemplos representativos.

Recomendamos poner tanta atención en generar unos acuerdos por escrito entre empresa y trabajadores como en implementar correctamente los medios para el registro diario de jornada y su posterior gestión. Dichos acuerdos deberán dar sentido y coherencia a los datos del registro de jornada, sin ellos la probabilidad de sufrir sanciones será alta.

A nuestro juicio esta nueva normativa va a suponer un cambio en profundidad en el modelo productivo actual y es un momento óptimo para que las empresas y trabajadores se sienten a negociar la racionalización del tiempo de trabajo y la productividad, acortando tiempos de presencia y elevando la productividad de los empleados.